Doelstellingen bedrijfsvoering

Personeel

verzuim

Gedurende 2019 heeft de organisatie te maken gehad met een oplopend verzuimpercentage toe. Vanaf augustus 2019 heeft het voortschrijdend verzuim zich gestabiliseerd op 6,5% (inmiddels is het verzuim aan het dalen).

Oorzaak van het te hoge verzuim is het relatief groot aantal langdurig verzuimers. Door het aantrekken van een tijdelijke extra specialist op dit gebied, zijn deze langdurige verzuimcasussen inmiddels goed in kaart gebracht en zijn de eerste resultaten hiervan bekend.
Daarnaast is de bedrijfsarts van onze arbodienst uitgevallen, waardoor er enige tijd onvoldoende continuïteit was op in de medische verzuimbegeleiding.
Daarnaast is er ook geïnvesteerd in het tijdelijk extra inhuren van een arboverpleegkundige om hiermee extra aandacht te kunnen geven aan preventie. Het kortdurend verzuim is met 0,9 weliswaar lager dan het bedrijfstakgemiddelde, maar door te investeren in preventie wordt nieuwe langdurige uitval zoveel als mogelijk voorkomen.

4,6% inclusief langdurig verzuim, meldingsfrequentie 1,1.

Het voortschrijdend verzuim over 2019 bedroeg 6,5% met een meldingsfrequentie van 0,9.

Salarislasten

De kosten aan salarissen inclusief sociale lasten zijn een belangrijke post in de begroting van de gemeente (in 2019 plm. 16% van totale lasten). Reden om actief te sturen op realisatie en uitputting.

De salarislasten blijven binnen het begrote budget.

De salarislasten blijven binnen het begrote budget (2019: begroot na wijziging  € 40,2 miljoen; realisatie € 36,9 miljoen).

Inhuur externen

In 2019 bedroegen de kosten van de inhuur van externen 24% van het totaal van salarislasten en kosten externe inhuur (dit is incl. projectmatige inhuur op de programma’s). Door het verhogen van de interne flexibiliteit en door meer grip op het inhuurproces wordt beoogd om de kosten van inhuur zo laag mogelijk te houden. Tegelijkertijd heeft de organisatie te maken met moeilijk te vervullen vacatures. Ook is met name de inhuur op projecten behoorlijk gestegen (apart tijdelijk budget voor beschikbaar).

Norm: maximaal 20% van de totale loonkosten + totale kosten van de externe inhuur

In 2019 bedroegen de kosten van de inhuur van externen 24% van het totaal van salarislasten en kosten externe inhuur (dit is incl. projectmatige inhuur op de programma’s).
De voornaamste reden van de stijging betreft het beschikbaar komen van tijdelijke budgetten (o.a. vernieuwing sociale dienst, ondermijningsfonds). Daarnaast is de arbeidsmarkt in het ruimtelijk domein en in de ict-sector zeer krap waardoor vaker dan gewenst een beroep moest worden gedaan op externe inhuur; ook de inhuurtarieven zijn in deze branches het afgelopen jaar gestegen. Het ziekteverzuim bij een aantal afdelingen is ook hoger; hiervoor wordt tijdelijke vervanging geregeld (zie ook onder vast personeel).

Financiën

Exploitatiesaldo

De meerjarenbegroting is sluitend als er goede verhouding is tussen baten en lasten.

Het verwachte saldo van baten en lasten in het meerjarenperspectief is > 0

De doelstelling is bereikt.

Weerstandsvermogen

Een reservepositie is adequaat als de reserves voldoende zijn om mogelijke risico’s (voor zover die te kwantificeren zijn) op te kunnen vangen.

De verhouding (ratio) tussen het aanwezige en het minimaal beschikbare weerstandsvermogen ligt tussen 1 en 1,4.

De verhouding (ratio) tussen het aanwezige en het minimaal beschikbare weerstandsvermogen bedraagt 1,7 ultimo 2019.

Schuldenplafond

De omvang van de leningen-portefeuille (langlopend + kortlopend) van Gouda is hoog, uitgaande van de VNG-normering. Een solide of acceptabele schuld-positie vraagt om bewaking van de omvang middels een plafond.

Het gehanteerde schuldenplafond bedraagt:
€ 310 miljoen per 31/12/2019,
€ 305 miljoen per 31/12/2020,
€ 300 miljoen per 31/12/2021 en
€ 295 miljoen per 31/12/2022

De tabel is ongewijzigd gebleven en loopt door tot 2022.

Handremprocedure

Indien de sluitende meerjaren- begroting onder druk dreigt te komen, de ratio voor het weerstandsvermogen < 1 dreigt te worden of het schuldenplafond overschreden dreigt te worden (dan wel een combinatie van deze factoren) dan geldt een handrem-procedure. Dat houdt in dat alles tijdig in werking moet worden gesteld om binnen de normen te blijven en dat reeds gemaakte inhoudelijke afspraken – ook die in voorliggend akkoord – allemaal ter discussie mogen worden gesteld.

Opereren binnen marges van het financieel kader en niet inzetten van handremprocedure

De handremprocedure is niet in werking getreden omdat binnen de marges van het financieel kader is geopereerd.

Factuur afhandeling

De wettelijke betalingstermijn voor facturen bedraagt standaard 30 dagen.

De gemeente Gouda betaalt ten minste 85% van de facturen binnen 30 dagen (2017: 83%)

Bij 80% van de facturen is de norm van 30 dagen t.o.v. de factuurdatum van de leverancier behaald (2018: 82%). Afgezet t.o.v. de creatiedatum binnen Gouda is 92% binnen de norm afgehandeld (2018: 91%).

ICT

Geheugen van Gouda

Gouda maakt een ontwikkeling door van taakgericht naar zaakgericht werken. Daartoe is het programma Het geheugen van Gouda opgezet.

In 2019 zijn zaaktypen ingericht, is een samenwerkingsomgeving beschikbaar en is de noodzakelijke beheerorganisatie ingericht.

In 2019 zijn zaaktypen ingericht en is de noodzakelijke beheerorgani-satie ingericht. De samenwerkings-omgeving wordt in 2020 gerealiseerd.

ICT infrastructuur

Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen is en wordt in de ICT geïnvesteerd. Hierdoor is de performance geleidelijk verbeterd.

ICT infrastructuur binnen de afgesproken gebruikstijden 99,5% (2017: 99,7%)

Doelstelling is behaald.

Informatiebeveiliging

Informatieveiligheid gaat over beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens. In juli 2014 is door het college het Informatiebeveiligingsbeleid conform de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) vastgesteld. Door het uitvoeren van de BIG, via het implementeren van maatregelen, wordt de gemeentelijke informatievoorziening beschermt. Daarnaast is landelijk de door VNG ontwikkelde ENSIA methodiek voor de verantwoording van de informatiebeveiliging uitgerold. Op dit moment is ongeveer 90% van de maatregelen geheel of deels geïmplementeerd. In 2019 moeten alle maatregelen afhankelijk van risico- en kostenbatenanalyse zijn doorgevoerd.

Alle maatregelen zijn ingevoerd en aandachtspunten vanuit ENSIA worden opgevolgd. In 2019 is de Baseline Informatiebeveiliging overheid ingevoerd.

In 2019 is vooral gestuurd op het nog beter maken van maatregelen die geheel of deels waren gerealiseerd of nog op de planning stonden voor realisatie. Dit is gedaan op basis van de resultaten ENSIA 2018 door de verbeterpunten hieruit op te volgen. Ook zijn er voorbereidingen getroffen om straks te kunnen voldoen aan de nieuwe BIO norm. Zo is er nieuw strategisch informatiebeveiligingsbeleid ontwikkeld, doet Gouda mee aan GGI-Veilig zodat tijdig de noodzakelijke dienstverlening kan worden afgenomen en is er onderzocht welke extra maatregelen er nog genomen moeten worden om eind 2020 BIO compliant te kunnen zijn.

Privacy en datalekken

Op 25 mei 2018 is de Europese Algemene Verordening
Gegevensbescherming in werking getreden. De AVG stelt stevige boetes op het onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens: 20 miljoen of 4% van de jaaromzet als dit hoger is. Het project Gouda Privacyproof is met haar implementatiemaatregelen ten behoeve van het aantoonbaar kunnen voldoen aan de AVG eind 2018 op 88%.

Eindrealisatie van het project Gouda Privacyproof. Alle implementatiemaatregelen zijn ingevoerd en operationeel.

Vanwege een grote toename van het aantal reguliere (ondersteunings)vragen op het gebied van de AVG zijn een aantal, maar nog niet alle implementatiemaatregelen ingevoerd dan wel operationeel. Dit brengt evenwel de compliancy van deze wet niet in gevaar. De implementatie loopt door in 2020.

Juridische zaken

Voorkomen bezwaarschriften

Het aantal en type bezwaarschriften geeft inzicht in de uitwerking van gemeentelijk beleid in de praktijk en de kwaliteit van de uitvoering. De gemeente stelt zich ook in 2019 ten doel om het aantal terecht ingediende bezwaren terug te dringen door het verbeteren van de kwaliteit van besluiten. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van mediationvaardigheden om formele procedures te voorkomen. Tot slot wordt aandacht gegeven aan persoonlijk contact bij het voorbereiden van besluiten om ontevredenheid en onduidelijkheden voor te zijn. De verwachting is niettemin dat het aantal bezwaren t.o.v. voorgaande jaren iets zal stijgen, vanwege de nieuwe regels voor het gescheiden inzamelen van huishoudelijk afval en de handhaving daarvan.

Doelstelling is maximaal 400 bezwaarschiften per jaar te ontvangen en 100% binnen 18 weken af te doen.

In 2019 zijn 340 bezwaarschriften ontvangen.
85% hiervan is binnen 18 weken afgehandeld.
In de praktijk kan de behandeling van een bezwaarschrift soms langer duren dan voorzien en is het niet haalbaar gebleken 100% binnen 18 weken af te doen